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Mittelstandsorientierte Kommunalverwaltung

Nach wie vor hinterlässt die Zahlungsunlust öffentlicher und privater Auftraggeber bei mittelständischen Auftragnehmern tiefe Spuren. Versprechen, dass Rechnungen innerhalb von zwei Wochen beglichen werden sollen, klingen wie ein Traum. Aber Träume können in Erfüllung gehen.

Bereits vor etwa zehn Jahren legte die Europäische Kommission ein Papier zur Regelung der Außenstände für kleine und mittlere Unternehmen auf den Tisch. Danach sollte die Zahlungsfrist generell auf höchstens 60 Tage begrenzt werden, und ohne anderslautende Vereinbarungen hätte auch für die Öffentliche Hand ein Zahlungsziel von 21 Tagen zu gelten. "Nach deutschem Recht", erläutert Rechtsanwalt Dr. Christian Groß, Leiter des Referats Zivilrecht und Justiziariat beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag e.V. (DIHK), "gibt es in § 286 Abs. 3 BGB eine 30-Tage-Regelung.

Hiernach kommt der Schuldner spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit bezahlt. Die Regelung wurde im Jahr 2000 ins BGB eingeführt und geht zurück auf Art 3 Abs. 1 b) der EU Richtlinie zum Zahlungsverzug (Richtlinie 2000/35/EG)." Der Verband der Vereine Creditreform e.V. hat über viele Jahre das Zahlungsverhalten gewerblicher wie auch öffentlicher Auftraggeber unter die Lupe genommen und dabei festgestellt, dass im Jahresverlauf 2008 bereits eine leichte Verschlechterung eingetreten ist. Aktuell werden 73,4 Prozent der Rechnungen mittelständischer Auftragnehmer fristgerecht, das heißt innerhalb von 30 Tagen, bezahlt (Vorjahr: 74,9 Prozent).

Dabei zahlen private Abnehmer immer noch schneller als öffentliche Auftraggeber: Nur zwei Drittel der öffentlichen Kunden zahlen ihre Rechnung pünktlich innerhalb von 30 Tagen. Bei sieben Prozent der Rechnungen vergehen bis zum Zahlungseingang 90 Tage und mehr. Etwa jede vierte Rechnung wird von der öffentlichen Hand innerhalb von 30 bis 60 Tagen bezahlt. "Öffentliche Auftraggeber sind eine sichere Bank, wenn es um die Auftragsvergabe geht – dass nach wie vor nur ein Drittel derer ihre Rechnungen pünktlich begleichen, ist allerdings ein Unding", bemängelt Rechtsanwältin Anne Sahm, Wirtschafts- und Konjunkturforscherin bei der Creditreform in Neuss.

Viele Kommunen als Auftraggeber haben bereits erfahren müssen, dass auch Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen selbstbewusster geworden sind, wenn es ums Abwägen der Vor- und Nachteile bei der Standortwahl geht. Wettbewerb belebt das Geschäft; auch bei der öffentlichen Verwaltung. Immerhin geht es um zuverlässig sprudelnde Steuerquellen. So haben 40 Kommunalverwaltungen in ganz Deutschland dann ihr Herz für den Mittelstand entdeckt und wollen künftig ihre Lieferanten-, Handwerker- und Dienstleisterrechnungen innerhalb von 15 Tagen begleichen und auch bei der Bearbeitung von Anträgen noch flotter werden. Bereits ansässige Unternehmen sollen in deren Existenz gesichert werden und Expansionsplänen will man nicht im Wege stehen. So soll auch Existenzgründern und neu anzusiedelnden Betrieben die Entscheidung bei der Standortwahl versüßt werden.

Dem Geld nicht hinterher laufen

Werner Küsters, Inhaber eines Neusser Landschaftsbaubetriebes in vierter Generation, trägt seit Jahrzehnten unternehmerische Verantwortung für eine Reihe eigener Betriebsstätten mit über hundert Mitarbeitern. Dabei verfügt er über langjährige Erfahrungen im Umgang mit kommunalen Verwaltungen. Er hat registriert, dass Kommunen immer stärker den Drang hegen, ihr althergebrachtes Obrigkeitsgehabe abzulegen und sich in Richtung Partnerschaft im Umgang mit ortsansässigen Firmen entwickeln. Für sein Unternehmen ist das Konzept einer mittelstandsorientierten Kommunalverwaltung bereits aufgegangen.

"Wenn sich mein Betrieb an Ausschreibungen der öffentlichen Hand beteiligt, bietet mir die Gestaltung meines Angebots selten genug ausreichenden Spielraum zur Realisierung betriebseigener wirtschaftlicher Interessen. Wenn dann die Arbeit erfolgreich ausgeführt und abgerechnet ist, erwarte ich eine ebenso zuverlässige Vergütung. Früher musste ich wochenlang dem Verbleib meines Geldes hinterher telefonieren, um dann zu erfahren, dass sich niemand verantwortlich fühlt, interne Prozesse zu beschleunigen. Kompetenzkonflikte und ein überzogenes innerbetriebliches Kontrollwesen der Verwaltungen waren mir stets ein Buch mit sieben Siegeln und einer Geschäftspartnerschaft, wie ich sie verstehe, eher kontraproduktiv."

Unternehmer Küsters zählt nicht die Tage, die zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang vergehen. Für ihn ist wichtig, dass er seine Forderungen – ohne zusätzliche Anfragen starten zu müssen – innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist erfüllt sieht. "Als ich erfahren hatte", so Küsters, "dass ich diesen Service einer Zertifizierung meiner Kreisverwaltung zu verdanken habe, war ich schon erstaunt.

Auch die Zusammenarbeit hinsichtlich meiner geplanten Betriebserweiterung funktioniert heute reibungsloser denn je, weil die zuständigen Ämter mittlerweile über den eigenen Tellerrand schauen und die Bürokraten mit uns Mittelständlern mittlerweile Gespräche auf Augenhöhe führen. Niemand wird dabei eine 180-Grad-Kehre innerhalb weniger Monate erwarten können. Besserwerden im Umgang mit den Betrieben vor Ort ist auch für Kommunalverwaltungen ein Prozess, der reifen muss. Darum sollte sich jede Kommune vor Augen halten, dass mittelständische Unternehmer auch bei der Standortwahl wesentlich kritischer geworden sind."

Wirtschaftsdezernent Jürgen Steinmetz vom Rhein-Kreis-Neuss zieht Bilanz: "Die Bewertungslatte zur Erlangung des Gütezeichens wurde hoch gelegt, um den orts- und kreisansässigen Unternehmen ein Höchstmaß an Qualität im Umgang mit ihrer Kommunalverwaltung garantieren zu können. Die Kommunen können das Gütezeichen als deutschlandweit anerkanntes Qualitätsmerkmal aktiv für ihr Standortmarketing – auch im internationalen Raum – einsetzen. In der Praxis haben sich die Qualitätsmerkmale "Bezahlung von Auftragsrechnungen innerhalb von zwei Wochen nach Rechnungseingang" und die Reduzierung der Bearbeitungszeit von Baugenehmigungsanträgen in einigen Fällen als verbesserungsfähig herausgestellt.

Solche gegenwärtigen Erfahrungen waren der Grund dafür, dass jede Beitrittskommune verpflichtet ist, sich nach Ablauf von zwei Jahren erneut prüfen zu lassen und gegebenenfalls nachzubessern, bevor einer Verlängerung des Gütezeichens zugestimmt werden kann. In Anbetracht der Tatsache, dass zwischen einer ersten Information, dem Antrag, der Zertifizierung und dem Beitritt einer Kommune in aller Regel eine Zeitspanne von bis zu einem Jahr liegen kann, ist es umso erfreulicher, dass nach über 12 Monaten seit Bestehen der Gütegemeinschaft Mittelstandsorientierte Kommunalverwaltungen bereits bundesweit 40 Mitglieder zu verzeichnen sind.

In der Regel tun sich Großstädte bei den Themen Rechnungsbezahlung und Baugenehmigung noch sehr schwer. Die Befürchtungen, dass die zu erfüllenden Forderungen der Gütegemeinschaft eine Lawine an zusätzlichen Personal- und Verwaltungskosten zur Folge haben soll, kann ich nicht teilen. Im Gegenteil, die Optimierung von Verwaltungsabläufen durch die Zertifizierung von Prozessen führt unseren Erfahrungen nach eher zu einer Kostenreduzierung und Erleichterung bei der Erfüllung von Verwaltungsaufgaben."

Dortmund hat sich als erste deutsche Großstadt zertifizieren lassen. Dort laufen bei der Stadtverwaltung jährlich über 120.000 Rechnungen auf. Volker Ruff, Stellvertretender Leiter Dienstleistungszentrum Wirtschaft der Wirtschaftsförderung Dortmund, erklärt, dass auch in seiner Stadtverwaltung das umgehende Bezahlen von Auftragsrechnungen eine große Herausforderung darstellte. Inzwischen werden alle Rechnungen innerhalb von 15 Arbeitstagen bezahlt, so kein anderes Zahlungsziel vereinbart ist. "Entscheidungen werden in Unternehmen anders getroffen, als dies eine Kommune gewohnt ist", erklärt Ruff. "Die Zertifizierung mit dem Gütezeichen ist ein Beleg für die Serviceorientierung der Stadt Dortmund und gleichzeitig Ansporn für weitere Optimierungen zum erfolgreichen Bestehen im Wettbewerb der Standorte."

Die ersten sieben mittelstandsfreundlichen Kommunen konnten bereits 2007 zertifiziert und mit dem RAL-Gütezeichen "Mittelstandsorientierte Kommunalverwaltung" ausgezeichnet werden. Aus ganz Deutschland sind bis heute 40 Kommunalverwaltungen der Gütegemeinschaft beigetreten und zehn Verwaltungen unterziehen sich bereits einer turnusmäßigen Zertifizierung.

Die in der Gütegemeinschaft vereinigten Landkreise, Städte und Gemeinden wollen verstärkt auf die wirtschaftliche Situation und die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Betriebe eingehen. Sie haben sich auf die Fahnen geschrieben, Anfragen und Anträge der Betriebe zügiger abzuwickeln.

Nach – für diese Verwaltungen – geleisteter Arbeit, soll das Geld bei Handwerkern, Dienstleistern und Lieferanten innerhalb von 15 Arbeitstagen in der Kasse klingeln. Auf Eingaben und Beschwerden ist innerhalb von drei Werktagen zu reagieren. Bei Bauanträgen kommt es innerhalb eines Arbeitstages zu einem Rückruf der Verwaltung, um dabei auf gegebenenfalls unvollständige Unterlagen hinzuweisen. Eingangsbestätigungen und die Benennung eines zuständigen Ansprechpartners sollen nach drei und eine Entscheidung über gewerbliche Bauvorhaben nach 40 Arbeitstagen erfolgen. Verwaltungswegweiser und Lotsen werden den Umgang mit den Behörden erleichtern.

So bleibt zu hoffen, dass die Entscheider in den Kommunalparlamenten sich parteipolitisch nicht gegenseitig im Wege stehen und ihr Herz nicht nur bei Sonntagsreden für den Mittelstand schlagen lassen. Auch Unternehmer stimmen mit den Füssen ab und derer gibt es bundesweit reichlich: In mehr als 3,3 Millionen mittelständischen Betrieben finden knapp 70 Prozent aller Erwerbstätigen in Deutschland einen Arbeitsplatz und rund 80 Prozent aller Auszubildenden einen Ausbildungsplatz.

aus "Creditreform – das Unternehmermagazin aus der Verlagsgruppe Handelsblatt", Autor: Ralf E. Geiling

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